Wien Mags Wissen

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Stadt Wien 2013
Zuletzt geändert am 8. 7. 2026 von PUMAB27.

„Wien mag’s Wissen“ ist die Wissensmanagement-Initiative der Stadt Wien. Sie zeigt, wie eine große öffentliche Verwaltung Wissen systematisch sichern, teilen und weiterentwickeln kann. Im Zentrum steht eine strategische Verankerung, praxisnahe Instrumente wie Selfcheck, Toolbox und Wissensrisikoanalyse sowie eine Organisationskultur, die Austausch, Lernen und Zusammenarbeit fördert.

Organisation: Stadt Wien
Initiative: Wien mag’s wissen
Bereich: Öffentliche Verwaltung / Wissensmanagement
Ziel: Systematische Sicherung, Nutzung und Weiterentwicklung von Wissen
Ansatz: Strategisch verankertes, praxisnahes Wissensmanagement mit partizipativer Umsetzung
Quellen: Horta, Mader & Schultz (2016); Stadt Wien

Die Stadt Wien ist eine der größten kommunalen Verwaltungen im deutschsprachigen Raum, in der täglich umfangreiches Fachwissen, Erfahrungswissen, Prozesswissen und Organisationswissen entsteht. Dieses Wissen ist eine zentrale Ressource für die Qualität und Effizienz der Verwaltungsarbeit. Gleichzeitig ist Wissen in Organisationen häufig an einzelne Personen, Teams oder Dienststellen gebunden. Dadurch entstehen Herausforderungen, wenn Mitarbeiter:innen die Organisation verlassen, in Pension gehen, Aufgaben wechseln oder wenn Wissen nur informell weitergegeben wird.

Mit der Initiative „Wien mag’s Wissen“ hat die Stadt Wien eine Wissensmanagementstrategie entwickelt, um mit dieser Ressource systematischer umzugehen. Ziel der Initiative ist es, Wissen nicht nur zu dokumentieren, sondern vor allem Menschen miteinander zu vernetzen, Zusammenarbeit zu fördern und den Austausch von Wissen in der Stadtverwaltung zu unterstützen. Die Stadt Wien betont dabei, dass Wissen in den Köpfen der Menschen entsteht und daher nicht nur Dokumente, sondern vor allem Mitarbeiter:innen miteinander verbunden werden sollen.

Ein wesentliches Ziel von „Wien mag’s Wissen“ ist die Förderung einer modernen Organisationskultur, in der Wissen geteilt, gemeinsam weiterentwickelt und für die tägliche Arbeit nutzbar gemacht wird. Die Initiative soll dazu beitragen, vorhandenes Wissen sichtbarer zu machen, Wissensinseln zu reduzieren, Wissenstransfer zwischen Dienststellen zu fördern und kritisches Wissen rechtzeitig zu sichern. Dadurch kann die Verwaltung effizienter arbeiten, aus Erfahrungen lernen und ihre Leistungen für die Menschen in Wien weiter verbessern.

Die Wissensstrategie der Stadt Wien umfasst mehrere zentrale Elemente. Dazu gehören Wissens-Governance, ein gemeinsamer Mindeststandard für Dienststellen sowie Methoden und Tools zur bedarfsorientierten Wissensentwicklung, Wissenssicherung und Wissensweitergabe. Zu den Instrumenten zählen unter anderem Methoden wie die Wissensrisikoanalyse, mit deren Hilfe Organisationseinheiten erkennen können, wo wichtiges Wissen besonders gefährdet ist oder wo gezielte Maßnahmen zur Wissenssicherung notwendig sind.

Charakteristisch für „Wien mag’s Wissen“ ist der community-basierte Ansatz. Die Initiative wurde nicht ausschließlich als Top-down-Projekt umgesetzt, sondern unter Einbindung unterschiedlicher Organisationseinheiten und Mitarbeiter:innen entwickelt, weil Wissensmanagement nur dann wirksam wird, wenn es von den Beteiligten akzeptiert und im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird. Die Community of Practice unterstützt die Weiterentwicklung der Methoden, den Erfahrungsaustausch und die Umsetzung in den Dienststellen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der praktischen Nutzbarkeit. Wissensmanagement soll nicht als abstraktes Konzept verstanden werden, sondern konkrete Unterstützung für die Arbeit bieten. Die eingesetzten Methoden und Tools sollen helfen, Wissen besser verfügbar zu machen, Einarbeitung zu erleichtern, Erfahrungen aus Projekten zu sichern und Austauschformate zu fördern. Dadurch wird Wissensmanagement zu einem Bestandteil der laufenden Verwaltungsarbeit und nicht zu einer einmaligen Zusatzmaßnahme.

Besonders relevant ist die Initiative auch im Zusammenhang mit Personalwechsel und Pensionierungen. Wenn erfahrene Mitarbeiter:innen ausscheiden, kann wertvolles Erfahrungswissen verloren gehen. „Wien mag’s Wissen“ setzt daher auf strukturierte Wissensweitergabe und auf Maßnahmen, die kritisches Wissen frühzeitig identifizieren und sichern. Dadurch wird nicht nur Wissen erhalten, sondern auch die Arbeitsfähigkeit der Organisation gestärkt.

Die Stadt Wien entwickelt die Initiative unter dem Titel „wien mags wissen – next level“ weiter. Gründe dafür sind unter anderem digitale Transformation, Künstliche Intelligenz, Arbeitskräftemangel, steigende Komplexität, wachsende Informationsmengen und die Schnelllebigkeit von Wissen. Die Weiterentwicklung zeigt, dass Wissensmanagement kein abgeschlossenes Projekt ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig an neue Anforderungen angepasst werden muss.

„Wien mag’s Wissen“ zeigt, wie Wissensmanagement in einer großen öffentlichen Verwaltung umgesetzt werden kann. Erfolgsentscheidend ist die Verbindung von strategischer Verankerung, praxisnahen Methoden, klaren Rahmenbedingungen und einer Organisationskultur, die Wissensteilung unterstützt. Das Praxisbeispiel macht deutlich, dass Wissensmanagement nicht nur aus Tools besteht, sondern vor allem von Menschen, Zusammenarbeit, Vertrauen und kontinuierlichem Lernen lebt.

Schlagwörter:

Wissensmanagement, öffentliche Verwaltung, Stadt Wien, Wissensstrategie, Wissenssicherung, Wissenstransfer, Knowledge Sharing, Organisationskultur, Community of Practice, Wissensrisikoanalyse, organisationales Lernen

Literatur:

Literatur / Quellen

Horta, A.; Mader, I.; Schultz, P. (2016): „Wien Mags Wissen“ – The Knowledge Management of the City of Vienna. In: Procedia Computer Science, 99, S. 220–222. DOI: 10.1016/j.procs.2016.09.115.

Stadt Wien: Wissensmanagement in der Stadt Wien. Personalbericht 2024. https://www.wien.gv.at/spezial/personalbericht/personalentwicklung/wissensmanagement-in-der-stadt-wien/

Horta, A.; Schultz, P.; Weinke, U. (2014): wien mags wissen. Die Wissensstrategie der Stadt Wien. Präsentation beim Wissenskongress der Berliner Verwaltung. https://www.berlin.de/sen/finanzen/personal/personalmanagement/fachforum-die-wissensstrategie-der-stadt-wien.pdf
Stadt Wien / PID: „wien mags wissen“ ist die Wissensstrategie der Stadt Wien. Video auf YouTube, (2019). Verfügbar unter: https://www.youtube.com/watch?v=nSDZ6Fsaro8