Dokumentenmanagementsystem
Schlagwörter
EinordnungProzessschritt:
Phase 4
Wissenskontinuum:
Externalisiert
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Das klassische Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient dazu, nachvollziehbare Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Durch DMS wird eine hohe Prozesstransparenz für MitarbeiterInnen gewährleistet. Informationen können zielgruppenadäquat, je nach NutzerInnengruppe und Verwendungszweck, zusammengestellt und abgerufen werden. Informationen aus heterogenen Informationsquellen werden ins Archivierungssystem integriert und einheitlich verfügbar gemacht.
Hintergrund / Herkunft
Vor dem Hintergrund vermehrter Digitalisierung ist die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen ein wichtiger Schritt, um mit der rasant anwachsenden digitalen Informationsfülle bestmöglich umzugehen.
Zielsetzung & Einsatzmöglichkeiten
Durch ein DMS sind relevante Informationen rascher verfügbar und MitarbeiterInnen haben weniger Administrationsaufwand. Digitale Informationen wie Dokumente, Daten oder Formulare können leicht gespeichert, abgerufen und durchsucht werden. Unterschiedliche Versionen von Dokumenten können verwaltet und ältere Versionen wiederhergestellt werden. Außerdem ist sichtbar, von welchen MitarbeiterInnen ein Dokument zu welchem Zeitpunkt geändert wurde. In gut gepflegten Systemen erhält man durch DMS eine komplette Übersicht aller für die Geschäftstätigkeit relevanten Inhalte. Außerdem wird eine ausschließlich lokale Datenverwaltung vermieden und dadurch das Risiko von Datenverlust minimiert. Potenzielle Fehlerquellen werden reduziert und der Papierverbrauch sinkt.
Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist der elektronische Akt, in dem Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren.
Mögliche Umsetzung
Vorbereitung
Die technischen und organisationalen Rahmenbedingungen müssen vor der geplanten Einführung von DMS analysiert und gegebenenfalls angepasst werden. Der Erfolg der Implementierung eines DMS basiert auf der Arbeit technisch versierter und entsprechend geschulter MitarbeiterInnen.
Durchführung
Um einen bestmöglichen Umgang mit dem DMS zu gewährleisten, sollten Schulungen durchgeführt werden. Je nach Komplexität des Systems ist die Anwendung mehr oder weniger einfach, intuitiv und verständlich.
Aufwand
Die Implementierung eines neuen Systems stellt einen erheblichen zeitlichen, finanziellen und personellen Aufwand dar. Trotz des hohen Aufwandes überwiegen langfristig die Vorteile solcher Systeme aufgrund der gesteigerten Effizienz und der Möglichkeit, Wissen zu übertragen, zu erweitern und zu teilen.
Literaturauswahl
Gierhake, Olaf. Integriertes Geschäftsprozessmanagement: effektive Organisationsgestaltung mit Workflow, Workgroupund DokumentenmanagementSystemen. SpringerVerlag, 2000.
Kampffmeyer, Ulrich, und Merkel, Barbara. DokumentenManagement: Grundlagen und Zukunft. Project Consult GmbH, 1999.
