Phase 3 - Sichern

Sichern

Ziele	Das zu übertragende Wissen ist mithilfe des Einsatzes diverser Tools dokumentiert. Die Art der Wissensdokumentation ermöglicht ein leichtes Wiederauffinden der leistungsrelevanten Informationen.
Was ist zu tun? Was ist zu beachten?	Jenes Wissen, das seitens des / der WissensträgerIn gut verschriftlicht werden kann, wird unter Einsatz der elektronischen Infrastruktur gesichert. Jenes Wissen, das aus Sicht des / der WissensträgerIn nur schwer oder gar nicht verschriftlicht werden kann, wird (z. B. im Form von Meetings oder Besprechungen) an andere Personen übertragen und (z. B. durch das Verfassen von Meeting-Protokollen) bestmöglich gesichert. Bei Erstellung und Ablage der Dokumente ist auf die leichte Wiederauffindbarkeit der relevanten Informationen besonders zu achten.
Methodische Zugänge	Um Wissen zu sichern, kommen neben der elektronischen Infrastruktur auch Methoden, wie bspw. Checklisten, Protokolle oder die Critical Incident Technique zum Einsatz. Erstellung der Dokumente: Entscheidend ist die Wahl der richtigen Dokumentationsform. Eine kurze, schlüssige und leicht nachvollziehbare Dokumentation erleichtert den Zugriff auf leistungsrelevante Informationen (DMS-Systeme). Ablage der Dokumente: Wesentlich ist die Sicherstellung des Zugriffs auf die Dokumente seitens aller relevanten Personen. Der optimale Ablageort richtet sich nach dem Personenkreis, der darauf Zugriff haben soll (z. B. Platz am Laufwerk oder im Intranet).
Führungskraft	Trifft die Letztentscheidung über die bestgeeignete Form der Sicherung. Trifft die Letztauswahl der geeigneten Methode / des richtigen Tools zur Wissenssicherung.
WissensträgerIn	Verantwortet eine möglichst lückenlose Sicherung des expliziten und impliziten Wissens. Stellt Überlegungen über Methoden / Tools der Wissenssicherung an und tritt in Dialog mit der Führungskraft.
Zeitrahmen	Unmittelbar nach der Aufbereitung, Gewichtung und Bewertung kann mit der Sicherung des leistungsrelevanten Wissens begonnen werden. Da eine lückenlose und schlüssige Aufbereitung aller relevanten Informationen in der Regel eine Herausforderung für den / die WissensträgerIn darstellt und mitunter sehr zeitaufwändig sein kann, empfiehlt es sich, die Aufbereitung und Sicherung in Etappen vorzunehmen.

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